Spareparts manual
Het versturen van reserveonderdelen is een nauwkeurige en verantwoordelijke taak. Omdat het een foutgevoelig proces is, is het belangrijk om zorgvuldig en systematisch te werk te gaan. Dit betekent dat je oog voor detail moet hebben, netjes moet werken en je volledig moet kunnen concentreren op de taak. Door zorgvuldig te controleren en aandachtig te blijven, zorg je ervoor dat de juiste onderdelen op de juiste manier worden verzonden, wat bijdraagt aan een efficiënte en betrouwbare service.
Voor het versturen van de spareparts heb je de volgende hulpmiddelen nodig:
- De spareparts lijst
- DPD Shipper
- FreshDesk
- https://www.dpdgroup.com/nl/mydpd/my-parcels/incoming?parcelNumber=
- Werkschoenen
- Een pallet
Voordat je het magazijn in gaat is het belangrijk dat je werkschoenen aanhebt. Dit is om ongelukken te voorkomen.
Begin nu met het inpakken van alle spareparts. Dit doe je door een doos te kiezen voor het formaat van de sparepart. Noteer het nummertje wat op de sparepart is geplakt zo snel mogelijk boven op de doos om de kans dat je het papiertje verliest kleiner te maken. Vul de doos verder op met pakpapier om te voorkomen dat het onderdeel onderweg beschadigd raakt. Doe dit totdat je alle spareparts die die dag zijn verzamelt hebt ingepakt.
Nu dat alles is ingepakt haal je een pallet op en plaats je deze dicht bij de werkplek. Als je hiermee moeite hebt, kun je altijd iemand anders vragen of ze tijd hebben om dit voor je te doen. Start FreshDesk, DPD Shipper, en de Spareparts lijst op. Pak het eerste pakketje erbij en zoek het nummer wat je aan de bovenkant van de dood hebt genoteerd op in de spareparts lijst.
Op de desbetreffende lijn zul je alle informatie die je nodig hebt vinden. Deze ga je nu invullen op DPD Shipper.
Als je DPD Shipper opent kom je op dit venster, het eerste wat je gaat controleren is of het afhaaladres linksonder klopt. Als dit het geval is dan kun je met het kruisje midden boven een nieuwe zending aanmaken. 
Het eerste wat je doet met het invullen van de gegevens van de klant, is controleren naar welk land het pakket moet worden verstuurd. Zodra je dit hebt aangepast kun je de naam van de klant noteren bij het vakje “naam” maar ook bij het vakje “contactpersoon”.
Hierna vul je het adres van de klant in, bij de Nederlandse pakketjes is de postcode en het huisnummer voldoende, Shipper zal het adres dan verder uitbreiden. Bij alle andere landen zul je dit handmatig moeten invullen.
Hierna ga je het e-mailadres ook invullen, als in de spareparts lijst ook een telefoonnummer staat moet je deze altijd invullen. In sommige landen krijgen de klanten namelijk via sms de track en trace.
Nu dat je dat allemaal hebt ingevuld kun je de basisgegevens invullen. Bij “service” vink je altijd DPD Classic aan, ongeacht het land waarnaar je verstuurt. Bij de afmetingen van het pakket noteer je bij allemaal 1 zoals hier onder aangegeven.
Nu dat je alles hebt ingevuld kijk je alles nog even snel na op fouten en kan je klikken op Afdrukken en Nieuw. Deze knop verstuurt het label naar de labelprinter en geeft je weer een nieuw sjabloon voor het volgende pakket.
Terwijl het label wordt afgedrukt kun je alvast de ticket opzoeken. Het ticketnummer vind je in de Spareparts lijst. Hier zet je dan een notitie in met de track en trace, zodat je collega ook weet dat het onderdeel is opgestuurd en zo kan de collega ook de klant hierover informeren. De track en trace maak je door het 0513 nummer achter deze link te zetten. https://www.dpdgroup.com/nl/mydpd/my-parcels/incoming?parcelNumber= . Deze ziet er dan als volgt uit:
Nadat je dit hebt gedaan kun je de lijn in Excel groen maken en het label plakken op de doos. De doos leg je nu neer op de pallet die je in het begin hebt opgehaald. Dit herhaal je tot je alle pakketten hebt gehad.
Nu je klaar bent met het labelen van de pakketten, kun je de pallet naar de orderpickers brengen en hun vragen waar je ze het best neer kan zetten.
Nu ben je klaar, laat je werkplek aub netjes achter :)
Wijzigingen in de Spare Parts Handleiding:
Nieuwe Kolom Toegevoegd:Er is een nieuwe kolom toegevoegd. De eerste kolom komt overeen met de tweede kolom. Hiermee kun je zien of er een lijn is verwijderd of samen gevoegd, wat resulteert in fouten in de lijst.
SKU Validatie:Er is een validatiecontrole geïmplementeerd bij het invoeren van de SKU. Als een onjuiste SKU wordt ingevoerd, kan het proces niet verdergaan, omdat de SKU ongeldig is
Regel voor het Invoeren van Onderdeelnummer:Alleen het onderdeelnummer van de spare parts moet worden ingevoerd. Er mogen geen afbeeldingen of tekst in dit veld worden toegevoegd.
Zichtbaarheid van Categorieën A, B, C:De kolommen voor Categorieën A, B en C tonen de beschikbare hoeveelheid van producten in het magazijn. Als een item niet beschikbaar is in deze categorieën, is er de optie om het te bestellen.
Samenvatting:
alle aanpassingen die zijn gedaan zijn er zodat we beter opletten tijdens het invullen, wat het duidelijker maakt voor de mensen die de spareparts verzamelen.